Beacon-AGB

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Diese besonderen Bedingungen („Beacon-Bedingungen“) gelten für die Bereitstellung und Nutzung von Beacon, dem CRM der Wilken UG (haftungsbeschränkt), Braugasse 14C, 50859 Köln („Wilken“, „wir“). Beacon umfasst die Webanwendung unter beacon.wilken.solutions, die zugehörige API und die dort freigeschalteten Funktionen, insbesondere Kontakte, Unternehmen, Vorgänge, E-Mail, Sequenzen, Telefonie, Außendienst und KI-Unterstützung.

Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Wilken UG (haftungsbeschränkt) („Wilken-AGB“). Bei einem Widerspruch gehen für Beacon diese Beacon-Bedingungen vor. Andere Produkte, insbesondere Inclusio, StayBooking und Leistungen unter der Marke VirtusNova, haben ihre eigenen Bedingungen.

Die deutsche Fassung ist verbindlich. Die englische Fassung dient nur der Orientierung.

Beacon richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB. Verbraucher im Sinne von § 13 BGB sind ausgeschlossen. Ein gesetzliches Widerrufsrecht besteht nicht.

Es gibt derzeit keinen Self-Service-Checkout und keine Online-Bestellung mit Preisangabe. Der Vertrag kommt durch individuelles Angebot und Annahme, durch eine sonstige schriftliche oder elektronische Vereinbarung oder dadurch zustande, dass Wilken einen Zugang einrichtet und der Kunde Beacon nutzt. Mit der Nutzung akzeptiert der Kunde diese Beacon-Bedingungen und den Auftragsverarbeitungsvertrag für Beacon.

Vergütung, Laufzeit, Workspace-Umfang und etwaige Mindestlaufzeit ergeben sich nur aus der individuellen Vereinbarung. Solange nichts anderes vereinbart ist, schuldet der Kunde keine Abonnementgebühr allein wegen des Bestehens dieser Seite.

Wilken stellt Beacon als Software zur Nutzung über das Internet bereit. Geschuldet ist der Funktionsumfang, der in der individuellen Vereinbarung oder in der dem Kunden freigeschalteten Fassung beschrieben ist. Dazu können gehören: Kontakte, Unternehmen und Vorgänge; E-Mail über angebundene Postfächer oder den Versanddienst; Sequenzen; Telefonie; Außendienstplanung; Entwürfe, Notizen und Aufgaben; KI-Unterstützung durch Google Gemini.

Nicht geschuldet sind ein bestimmter wirtschaftlicher Erfolg, eine bestimmte Antwortquote, eine bestimmte Verfügbarkeit, eine bestimmte Reaktionszeit, Rechts-, Steuer- oder Compliance-Beratung, die Rechtmäßigkeit der Kundenkampagnen und die Inhalte, die der Kunde oder die KI erzeugt.

Wilken kann Funktionen ändern, ergänzen oder einstellen, soweit der in der Vereinbarung beschriebene Kernzweck erhalten bleibt. Drittanbieter (E-Mail, Telefonie, KI, Karten, Kalender) können ihre Schnittstellen ändern. Das ist kein Mangel von Beacon, soweit Wilken die Anbindung mit zumutbarem Aufwand anpasst oder eine zumutbare Alternative anbietet.

Für die personenbezogenen Daten, die der Kunde in Beacon zu seinen Kontakten, Unternehmen, Vorgängen, E-Mails, Anrufen und Außendienstnotizen verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher. Wilken ist insoweit Auftragsverarbeiterin nach Art. 28 DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist Bestandteil dieser Bedingungen.

Für Vertragsdaten der Nutzer des Kunden, für die technische Sicherheit von Beacon, für die Produktwebsite auf wilken.solutions und für die globale Sperrliste ist Wilken selbst Verantwortliche. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung für Beacon und in der Datenschutzerklärung von wilken.solutions.

Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stehen in der Beacon-Subprozessor-Liste.

Der Kunde darf Beacon nur für seine gewerbliche Tätigkeit und nur mit einer Rechtsgrundlage nutzen. Er bleibt verantwortlich für Einwilligungen, Bestandskundenbeziehungen, Widersprüche und Informationspflichten gegenüber seinen Kontakten, insbesondere nach DSGVO und dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) beim Versand von Werbung.

Der Kunde stellt sicher, dass Inhalte, die er importiert oder erzeugen lässt, keine Rechte Dritter verletzen und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten, es sei denn, er hat Wilken vorher schriftlich beauftragt und die Rechtsgrundlage nachgewiesen. Beacon ist dafür nicht ausgelegt.

Zugangsdaten sind geheim zu halten. Der Kunde benennt die Personen, die einen Workspace nutzen dürfen, und entzieht den Zugang, wenn eine Person ausscheidet.

Der Kunde stellt Wilken von Ansprüchen Dritter frei, die daraus entstehen, dass er Beacon ohne Rechtsgrundlage, ohne erforderliche Einwilligung oder mit rechtswidrigen Inhalten nutzt. Die Freistellung umfasst angemessene Rechtsverteidigungskosten.

Wenn ein Workspace telefoniert, führt ein Telefoniedienstleister das Gespräch. Beacon zeichnet das Gespräch auf, erstellt ein Transkript, übernimmt Notizen und kann Aufgaben und einen nicht versendeten E-Mail-Entwurf anlegen. Beacon spielt im Gespräch keinen Hinweis auf die Aufzeichnung ab.

Der Kunde sichert zu, dass jeder Anruf und jede Aufzeichnung nur mit Einwilligung oder einer anderen gültigen Rechtsgrundlage erfolgt. Das gilt auch für § 201 des Strafgesetzbuchs. Der Kunde ist Verantwortlicher für Anruf, Aufnahme und Transkript. Wilken darf die Telefonie eines Workspace sperren, wenn Anhaltspunkte für eine fehlende Rechtsgrundlage bestehen.

Die Aufnahme wird nach dem Kopieren in den Speicher von Beacon beim Telefoniedienstleister gelöscht. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung für Beacon.

Der Versand kann über einen E-Mail-Dienst im Auftrag von Wilken oder über das vom Nutzer verbundene Google- oder Microsoft-Postfach erfolgen. Absendername, Signatur und Antwortadresse folgen der für den Workspace eingerichteten Versandidentität.

Wilken führt eine globale Sperrliste. Eine Sperre, insbesondere nach einem Widerspruch oder einer als rechtlich erheblich eingestuften Antwort, gilt für alle Workspaces, die Wilken betreibt. Workspace-Administratoren können solche Einträge nicht aufheben. Zusätzlich kann ein Workspace eine eigene Sperrliste führen. Der Kunde darf eine gesperrte Adresse nicht über Beacon anschreiben.

Wilken schuldet nicht, dass eine E-Mail zugestellt wird. Zustellung hängt von Postfächern, Spam-Filtern und den Drittanbietern ab.

KI-Funktionen nutzen Google Gemini. Dafür werden die für die jeweilige Funktion nötigen Inhalte, etwa ein Gesprächstranskript, ein E-Mail-Verlauf oder Kontaktdaten, an Google übermittelt. Wilken setzt keine anderen KI-Anbieter ein.

Ausgaben sind Entwürfe und Hilfen. Sie sind nicht geprüft, nicht rechtsverbindlich und keine Beratung. Der Kunde prüft jeden Entwurf, bevor er ihn versendet, veröffentlicht oder einer Person gegenüber verwendet. Wilken trainiert keine eigenen Modelle mit Kundeninhalten.

Beacon wird mit der Sorgfalt eines gehosteten Dienstes betrieben. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nicht geschuldet. Wartung, Störungen bei Google Cloud, Supabase, dem E-Mail-Dienst, der Telefonie oder der KI können Beacon unterbrechen.

Der Kunde exportiert Daten, die er unabhängig von Beacon benötigt. Wilken erstellt die üblichen Sicherungen der Produktivdatenbank, schuldet aber keine bestimmte Wiederherstellungszeit und keinen Ersatz für Inhalte, die der Kunde selbst gelöscht hat.

Beacon, der Quellcode und die Oberfläche bleiben bei Wilken. Der Kunde erhält für die vereinbarte Laufzeit ein einfaches, nicht übertragbares Recht, Beacon für seine eigenen Workspaces zu nutzen. Ein Recht zur Weitergabe, zum Reverse Engineering oder zum Betrieb einer konkurrierenden Instanz besteht nicht.

Inhalte, die der Kunde einstellt, bleiben beim Kunden. Er räumt Wilken das Recht ein, diese Inhalte zu hosten, zu verarbeiten und an die in der Subprozessor-Liste genannten Stellen weiterzugeben, soweit das für den Vertrag erforderlich ist.

Laufzeit und Kündigung folgen der individuellen Vereinbarung. Fehlt eine Regelung, kann jede Seite mit einer Frist von 30 Tagen zum Monatsende kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Textform reicht.

Nach Vertragsende löscht oder gibt Wilken die im Auftrag verarbeiteten CRM-Daten innerhalb von 30 Tagen zurück, sofern der Kunde die Herausgabe vor Ablauf dieser Frist verlangt und kein gesetzlicher Grund entgegensteht. Sperrlisteneinträge, die Wilken als Verantwortliche führt, und Abrechnungs- oder Sicherheitsnachweise kann Wilken speichern, solange ein Rechtsgrund besteht.

Wilken haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Wilken nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht und nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentlich sind Pflichten, deren Erfüllung den Vertrag prägt und auf deren Einhaltung der Kunde vertrauen darf. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Haftungsregeln der Wilken-AGB gelten ergänzend, soweit sie diesen Absatz nicht verschärfen.

Wilken haftet nicht für entgangenen Umsatz, verpasste Geschäfte, abgelehnte Einwilligungen, Spam-Einstufungen, fehlerhafte KI-Entwürfe, die der Kunde ungeprüft verwendet, oder für Anrufe ohne Rechtsgrundlage.

Wilken kann diese Bedingungen ändern, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder Rechtslage ändern. Wilken weist auf die Änderung hin. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von vier Wochen in Textform, gelten die Änderungen als angenommen, wenn Wilken auf diese Folge hingewiesen hat. Für die Auftragsverarbeitung bleibt das Widerspruchsrecht zu neuen Unterauftragsverarbeitern in der Subprozessor-Liste unberührt.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Köln Gerichtsstand.

Kontakt: info@wilken.solutions. Das Impressum nennt die weiteren Pflichtangaben.