Datenschutzerklärung für Inclusio

Datenschutzerklärung Wilken Solutions · Inclusio-AGB · Inclusio-Subprozessor-Liste · English version · Inclusio

Verantwortlich: Wilken UG (haftungsbeschränkt), Geschäftsführer Tim Wilken, Braugasse 14C, 50859 Köln, E-Mail: info@wilken.solutions. Weitere Angaben enthält das Impressum auf wilken.solutions.

Beim Checkout und zur Vertragsdurchführung verarbeiten wir insbesondere: Login-E-Mail-Adresse, optional abweichende Rechnungs-E-Mail, Vor- und Nachname, Firmenname (bei Geschäftskunden), Kundenart (Privat/Geschäft), Rechnungsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land), USt-IdNr./Steuernummer (bei Geschäftskunden), Domain-Bezeichner (Lizenz-Labels), gewählter Tarif (monatlich/jährlich), Anzahl der Lizenzen, Lizenzschlüssel, Checkout-Batch-ID, Status der Lizenz/Subscription sowie Zeitstempel und Version der akzeptierten Inclusio-AGB und Inclusio-Datenschutzerklärung.

Im Kundenbereich können Sie Profil- und Rechnungsdaten pflegen; Änderungen werden in unseren Systemen und – soweit erforderlich – bei Stripe synchronisiert. Optional können Sie ein Kundenbereich-Passwort setzen (gespeichert als Hash, nicht im Klartext).

Zweck: Vertragsschluss und -durchführung, Lizenzierung, Support, Abrechnung, Missbrauchsschutz und Nachweis der Akzeptanz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Nachweisbarkeit).

Für den Zugang zum Kundenbereich bieten wir Magic-Links per E-Mail und optional Passwort-Login an. Magic-Links sind zeitlich begrenzt und dienen der Authentifizierung. Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie (wa_dashboard_session), um Sie im Kundenbereich zu erkennen; es enthält keine Klartext-Passwörter.

Weicht die Rechnungs-E-Mail von der Login-E-Mail ab, kann die Rechnungs-E-Mail einen eingeschränkten Dashboard-Zugang erhalten (Rechnungen, Zahlungsmittel, Rechnungsdaten) — ausschließlich per Magic Link, ohne Passwort. Der Account-Inhaber (Login-E-Mail) verwaltet Lizenzen und technische Einstellungen.

Bei Änderung der Login-E-Mail kann ein Bestätigungslink an die neue Adresse gesendet werden. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir temporär gehashte Kennungen (z. B. IP-Adresse, E-Mail) für Rate-Limits bei Login-Anfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Nutzung des Kundenbereichs) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Je nach Konfiguration verarbeitet Stripe Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder Zahlungsmittelinformationen) als eigener Verantwortlicher bzw. als Auftragsverarbeiter. Wilken speichert keine vollständigen Kartendaten auf eigenen Systemen. Wir speichern Stripe-Kunden- und Subscription-IDs, Rechnungs-/Belegbezüge sowie Zahlungsstatus, soweit für Vertrag und Buchhaltung erforderlich.

Steuern können über Stripe Tax automatisch berechnet werden; dabei verarbeitet Stripe die für die Steuerberechnung erforderlichen Angaben (z. B. Land, ggf. USt-IdNr.). Im Kundenbereich können Sie Rechnungen/Rechnungsbelege abrufen und über das Stripe-Kundenportal Zahlungsmittel verwalten.

Weitere Informationen: Stripe Datenschutz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Steuer-/Aufbewahrungspflichten ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zur Aktivierung und periodischen Prüfung der Lizenz kann Ihre WordPress-Installation oder eine per CDN eingebundene Widget-Version den Inclusio-Lizenzserver von Wilken kontaktieren. Dabei können verarbeitet werden: Lizenzschlüssel, Domain/Hostname der aktiven Installation, Zeitstempel, Ergebnis der Prüfung sowie technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse in Server-Logs).

Statische Widget-Dateien können über ein Content-Delivery-Netzwerk (CDN) ausgeliefert werden; die Lizenzprüfung erfolgt dennoch gegen unsere Server unter wilken.solutions. Das CDN selbst verarbeitet typischerweise keine Kundendaten aus dem Checkout.

Zweck: Vertragserfüllung, Missbrauchsschutz, Support. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Logs werden nur so lange aufbewahrt, wie für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich, und danach gelöscht oder anonymisiert, soweit keine längeren gesetzlichen Fristen gelten.

Auf Inclusio-Seiten (Checkout, Kündigung, Kundenbereich) können Formulare genutzt werden, z. B. für Kündigungsanfragen (E-Mail, Domain, optionaler Grund), Support-Anfragen (Betreff, Nachricht, Seiten-URL) oder das Teilen von Einbindungscodes per E-Mail an Dritte (Empfängeradresse).

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch kann Cloudflare Turnstile eingesetzt werden. Dabei werden technische Daten an Cloudflare übermittelt (z. B. IP-Adresse, Browserinformationen). Details: Cloudflare Datenschutz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Support) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Transaktionale E-Mails (z. B. Kaufbestätigung, Lizenzinformationen, Magic-Links, Rechnungs-/Belegversand, Kündigungsbestätigung, geteilte Einbindungscodes, Support-Benachrichtigungen) versenden wir über Resend, soweit konfiguriert, sonst über die WordPress-/Hosting-Mailfunktion.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Marketing-E-Mails nur, soweit eine Einwilligung oder eine andere gesetzliche Grundlage vorliegt.

Das Inclusio-Widget und verwandte Funktionen (z. B. Barrierefreiheitserklärung, Feedback-Formular „Barriere melden“) laufen auf Ihrer Website. Typischerweise sendet das Widget keine personenbezogenen Endnutzerprofile an Wilken zur Identifizierung einzelner Besucher. Widget-Einstellungen können lokal im Browser des Endnutzers gespeichert werden (z. B. localStorage/Cookies Ihrer Website).

Melden Besucher über das Inclusio-Feedback-Formular eine Barriere, verarbeiten Sie diese Angaben in der Regel auf Ihrer eigenen Website (E-Mail an die von Ihnen hinterlegte Adresse). Sie sind Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf Ihrer Website und müssen Ihre Besucher selbst über eigene Tools, Cookies und Barrierefreiheitsfunktionen informieren. Wilken ist nicht Verantwortlicher für die Inhalte oder das Tracking Ihrer Website.

Empfänger können sein: Hosting-Anbieter (wilken.solutions), Stripe (Zahlungen), Resend (E-Mail), Cloudflare (Turnstile), sowie interne Mitarbeiter von Wilken mit Zugriff für Support und Betrieb. Soweit erforderlich, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter (Subprozessoren) für Inclusio finden Sie unter der Inclusio-Subprozessor-Liste.

Vertrags- und Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich). Lizenz- und Validierungsdaten speichern wir, solange die Lizenz aktiv ist und danach so lange, wie für Nachweis, Abwehr von Ansprüchen oder gesetzliche Pflichten erforderlich.

Session-Cookies und Magic-Links verfallen automatisch nach Ablauf ihrer Gültigkeit. Passwort-Hashes bleiben gespeichert, bis Sie das Passwort ändern oder entfernen lassen bzw. der Account nicht mehr benötigt wird.

Sie haben gegenüber Wilken die Rechte aus Art. 15–21 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Anfragen an info@wilken.solutions. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für Köln/NRW typischerweise die LDI NRW.

Wir können diese Inclusio-Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Produkt, Technik oder Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ist unter dieser URL abrufbar; das Datum des letzten Updates ist oben angegeben.