Beacon-Datenschutz

Beacon-AGB · Beacon-Subprozessoren · Beacon-Auftragsverarbeitung · Beacon · English version

Diese Erklärung beschreibt, wie die Wilken UG (haftungsbeschränkt), Braugasse 14C, 50859 Köln („Wilken“, „wir“), personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Beacon verarbeitet. Beacon ist das CRM unter beacon.wilken.solutions.

Zwei Rollen sind zu unterscheiden. Für die CRM-Daten seiner Kontakte ist der Kunde Verantwortlicher und Wilken Auftragsverarbeiterin. Für die unten genannten eigenen Zwecke ist Wilken selbst Verantwortliche. Die allgemeine Erklärung für die Website wilken.solutions, einschließlich Cookies und Analyse, steht in der Datenschutzerklärung. Das Impressum nennt die Pflichtangaben. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt.

Kontakt für Datenschutz: info@wilken.solutions.

Wilken verarbeitet als Verantwortliche die Daten, die sie für den Vertrag mit dem Kunden, für die Sicherheit des Dienstes und für die globale Sperrliste braucht. Das sind Namen und E-Mail-Adressen der Nutzer, Workspace-Zugehörigkeit, Rolle, Anmeldungen, technische Protokolle (IP-Adresse, Zeitpunkt, Fehler), und die Sperrliste (E-Mail-Adresse und der Umstand der Sperre, nicht der Inhalt der ursprünglichen Nachricht).

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für den Vertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, insbesondere das Verbot unerwünschter Werbung, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit und für die Sperrliste, soweit sie über die gesetzliche Pflicht hinausgeht. Das Interesse ist, Beacon missbrauchssicher zu betreiben und Personen nicht anzuschreiben, die widersprochen haben.

Die Seiten unter wilken.solutions/de/beacon/ und die zugehörigen Rechtsseiten laufen auf der Website wilken.solutions. Dafür gelten deren Regeln zu Server-Logfiles, Cookies und optionaler Analyse. Beacon selbst setzt auf diesen Seiten kein eigenes Tracking.

Der Kunde entscheidet, welche Daten er in Beacon speichert. Typisch sind Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Vorgänge, Notizen, Aufgaben, E-Mail-Inhalte, Anhänge, Rufnummern, Gesprächsaufzeichnungen, Transkripte und Außendienstnotizen seiner Ansprechpartner.

Diese Daten verarbeitet Wilken nur auf Weisung des Kunden, um Beacon bereitzustellen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt Gegenstand, Weisung, Löschung und die Unterauftragsverarbeiter. Die Subprozessor-Liste nennt die Stellen.

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sind nicht vorgesehen. Der Kunde darf sie nicht ohne vorherige schriftliche Weisung einstellen.

Nutzt ein Workspace die Telefonie, verarbeiten wir die beteiligten Rufnummern, die Gesprächsaufzeichnung, das Transkript, während des Gesprächs eingegebene Notizen, Folgeaufgaben und einen nicht versendeten E-Mail-Entwurf. Anrufbeantworter-Nachrichten können dem Workspace-Inhaber zusätzlich per E-Mail mit Links zu den passenden CRM-Datensätzen zugeschickt werden.

Twilio führt den Anruf aus. Die Aufnahme liegt bei Twilio nur, bis Beacon sie in den eigenen Speicher kopiert und die Kopie bei Twilio gelöscht hat. Google Gemini erstellt das Transkript. Beacon spielt im Gespräch keinen Hinweis auf die Aufzeichnung ab. Die Rechtsgrundlage gegenüber dem Angerufenen muss der Kunde haben.

E-Mails können über Resend oder über das vom Nutzer verbundene Google- oder Microsoft-Postfach versendet und empfangen werden. Dafür werden Empfänger, Inhalt, Anhänge und technische Versanddaten an den jeweiligen Dienst übermittelt. Verbindet ein Nutzer sein Postfach, erteilt er Wilken den Zugriff, den die Anmeldung bei Google oder Microsoft umfasst, einschließlich des Abgleichs von Entwürfen und Kalendereinträgen, soweit die Funktion das braucht.

Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, dass Werbung eine Rechtsgrundlage hat und ein Widerspruch beachtet wird.

KI-Funktionen senden die für die Aufgabe nötigen Inhalte an Google Gemini, zum Beispiel zur Erstellung von Entwürfen, zur Einordnung von Antworten, zur Transkription und zur Anreicherung. Wilken nutzt die API so, dass Google diese Inhalte nach den API-Bedingungen nicht zum Training seiner allgemeinen Modelle verwendet. Wilken trainiert keine eigenen Modelle damit.

Für die Außendienstplanung können Ortsdaten an Google Maps gehen. Für optionale Prüfungen können Seitenadressen an Google PageSpeed und an DataForSEO gehen. WhatsApp-Nachrichten gehen nur dann an Meta, wenn ein Workspace diese Funktion nutzt. Formular-Weiterleitungen über Make.com gehen nur dann an Make, wenn ein solcher Ablauf eingerichtet ist.

KI-Ausgaben können falsch sein. Sie ersetzen keine Prüfung durch den Kunden.

Wilken speichert als Verantwortliche eine workspace-übergreifende Sperrliste. Gespeichert werden die E-Mail-Adresse und der Umstand, dass sie nicht angeschrieben werden darf, einschließlich eines knappen Grunds wie Widerspruch oder rechtlich erhebliche Antwort. Der Nachrichteninhalt wird dafür nicht in die Sperrliste übernommen.

Die Liste gilt für alle Workspaces, die Wilken betreibt, damit ein Widerspruch nicht in einem anderen Workspace unterläuft. Workspace-Administratoren können Einträge mit rechtlicher Schwere nicht aufheben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO. Betroffene können der Speicherung widersprechen, soweit sie nicht gesetzlich erforderlich ist. Ein Widerspruch gegen Werbung führt nicht dazu, dass die Sperre entfällt.

Die Produktivdatenbank und die Dateien von Beacon liegen bei Supabase in Frankfurt. Die Anwendung läuft bei Google Cloud in Frankfurt (europe-west3). Der HTTPS-Zugang läuft über einen Google-Lastverteiler.

Google (Gemini, Gmail, Maps, PageSpeed, Cloud), Microsoft, Twilio, Resend und gegebenenfalls Meta oder Make können Daten außerhalb der EU verarbeiten, insbesondere in den USA. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss greift, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln und, wo der Anbieter teilnimmt, des EU-US Data Privacy Framework. Das kann ein Restrisiko bedeuten, dass Behörden im Drittland Zugriff verlangen. Der Kunde weist seine Kontakte im eigenen Verhältnis darauf hin, soweit er dazu verpflichtet ist.

CRM-Daten speichert Wilken für die Laufzeit des Vertrags und danach für die im Auftragsverarbeitungsvertrag genannte Frist zur Rückgabe oder Löschung. Vertrags- und Rechnungsdaten speichert Wilken, solange handels- und steuerrechtliche Fristen laufen. Sicherheitsprotokolle werden gelöscht, sobald sie für die Aufklärung von Störungen nicht mehr erforderlich sind, in der Regel nach 90 Tagen. Sperrlisteneinträge bleiben gespeichert, solange die Sperre nötig ist, um erneute Ansprache zu verhindern.

Gegenüber Wilken als Verantwortlicher bestehen die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, und das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

Für CRM-Daten ist der Kunde Ansprechpartner der betroffenen Person. Wilken unterstützt den Kunden nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag. Richtet sich eine betroffene Person an Wilken, leitet Wilken das Anliegen an den Kunden weiter, soweit Wilken den Workspace zuordnen kann.

Zuständige Aufsichtsbehörde für den Sitz in Köln ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Beacon, die Dienstleister oder das Recht ändern. Die aktuelle Fassung steht auf dieser Seite. Die deutsche Fassung ist verbindlich.