Datenschutzerklärung für StayBooking

Datenschutzerklärung Wilken Solutions · StayBooking AGB · StayBooking Subprozessor-Liste · English version · StayBooking

Verantwortlich für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Kauf und der Lizenzierung von StayBooking: Wilken UG (haftungsbeschränkt), Geschäftsführer Tim Wilken, Braugasse 14C, 50859 Köln, E-Mail: info@wilken.solutions. Weitere Angaben enthält das Impressum auf wilken.solutions.

StayBooking wird auf Ihrer eigenen WordPress-Installation betrieben. Personenbezogene Daten Ihrer Gäste und sonstiger Endnutzer (z. B. Name, Kontaktdaten, Buchungsdetails, Zahlungsbezüge), die über StayBooking auf Ihrer Website erfasst werden, verarbeiten Sie in der Regel als alleiniger Verantwortlicher auf Ihrer Infrastruktur. Wilken speichert diese Gäste- und Buchungsdaten nicht auf eigenen Servern zu Ihren Geschäftszwecken.

Sie müssen Ihre Gäste und Website-Besucher selbst über Ihre Datenverarbeitung informieren, Rechtsgrundlagen sicherstellen und ggf. Einwilligungen einholen. Wilken ist nicht Verantwortlicher für die Inhalte, Tracking-Technologien oder Datenschutzpraxis Ihrer Hotel-Website.

Beim Checkout und zur Vertragsdurchführung verarbeiten wir insbesondere: Login-E-Mail-Adresse, optional abweichende Rechnungs-E-Mail, Vor- und Nachname, Firmenname (bei Geschäftskunden), Kundenart (Privat/Geschäft), Rechnungsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land), USt-IdNr./Steuernummer (bei Geschäftskunden), Domain-Bezeichner (Lizenz-Labels/Apex-Domain), gewählter Tarif (monatlich/jährlich), Anzahl der Lizenzen, Lizenzschlüssel, Checkout-Batch-ID, Status der Lizenz/Subscription sowie Zeitstempel und Version der akzeptierten StayBooking-AGB und StayBooking-Datenschutzerklärung.

Im Kundenbereich können Sie Profil- und Rechnungsdaten pflegen; Änderungen werden in unseren Systemen und – soweit erforderlich – bei Stripe synchronisiert. Optional können Sie ein Kundenbereich-Passwort setzen (gespeichert als Hash, nicht im Klartext).

Zweck: Vertragsschluss und -durchführung, Lizenzierung, Support, Abrechnung, Missbrauchsschutz und Nachweis der Akzeptanz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb und Nachweisbarkeit).

Für den Zugang zum Kundenbereich bieten wir Magic-Links per E-Mail und optional Passwort-Login an. Magic-Links sind zeitlich begrenzt und dienen der Authentifizierung. Nach erfolgreicher Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie, um Sie im Kundenbereich zu erkennen; es enthält keine Klartext-Passwörter.

Weicht die Rechnungs-E-Mail von der Login-E-Mail ab, kann die Rechnungs-E-Mail einen eingeschränkten Dashboard-Zugang erhalten (Rechnungen, Zahlungsmittel, Rechnungsdaten) — ausschließlich per Magic Link, ohne Passwort. Der Account-Inhaber (Login-E-Mail) verwaltet Lizenzen und technische Einstellungen.

Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir temporär gehashte Kennungen (z. B. IP-Adresse, E-Mail) für Rate-Limits bei Login-Anfragen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Nutzung des Kundenbereichs) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Zahlungen werden über Stripe abgewickelt. Je nach Konfiguration verarbeitet Stripe Zahlungsdaten (z. B. Karten- oder Zahlungsmittelinformationen) als eigener Verantwortlicher bzw. als Auftragsverarbeiter. Wilken speichert keine vollständigen Kartendaten auf eigenen Systemen. Wir speichern Stripe-Kunden- und Subscription-IDs, Rechnungs-/Belegbezüge sowie Zahlungsstatus, soweit für Vertrag und Buchhaltung erforderlich.

Steuern können über Stripe Tax automatisch berechnet werden; dabei verarbeitet Stripe die für die Steuerberechnung erforderlichen Angaben (z. B. Land, ggf. USt-IdNr.). Im Kundenbereich können Sie Rechnungen/Rechnungsbelege abrufen und über das Stripe-Kundenportal Zahlungsmittel verwalten.

Weitere Informationen: Stripe Datenschutz. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Steuer-/Aufbewahrungspflichten ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Zur Aktivierung, periodischen Prüfung der Lizenz und Bereitstellung von Plugin-Updates kann Ihre WordPress-Installation den StayBooking-Lizenzserver von Wilken kontaktieren. Dabei können verarbeitet werden: Lizenzschlüssel, Domain/Hostname der aktiven Installation, Plugin-Version, Zeitstempel, Ergebnis der Prüfung sowie technische Verbindungsdaten (z. B. IP-Adresse in Server-Logs).

Es werden keine Gäste- oder Buchungsbestände aus Ihrer WordPress-Datenbank an Wilken übertragen. Wilken erstellt keine Backups Ihrer betrieblichen Buchungsdaten.

Zweck: Vertragserfüllung, Missbrauchsschutz, Bereitstellung von Updates, Support. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Logs werden nur so lange aufbewahrt, wie für Sicherheit und Nachvollziehbarkeit erforderlich, und danach gelöscht oder anonymisiert, soweit keine längeren gesetzlichen Fristen gelten.

Auf StayBooking-Seiten (Checkout, Kündigung, Kundenbereich) können Formulare genutzt werden, z. B. für Kündigungsanfragen (E-Mail, Domain, optionaler Grund) oder Support-Anfragen (Betreff, Nachricht, Seiten-URL).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Support) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit).

Transaktionale E-Mails (z. B. Kaufbestätigung, Lizenzinformationen, Magic-Links, Rechnungs-/Belegversand, Kündigungsbestätigung, Support-Benachrichtigungen) versenden wir über Resend, soweit konfiguriert, sonst über die WordPress-/Hosting-Mailfunktion.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Marketing-E-Mails nur, soweit eine Einwilligung oder eine andere gesetzliche Grundlage vorliegt.

E-Mails an Gäste im Zusammenhang mit Buchungen (z. B. Buchungsbestätigungen), die StayBooking auf Ihrer Website versendet, versenden Sie als Verantwortlicher über Ihre eigene Infrastruktur bzw. von Ihnen konfigurierte Dienste — nicht über Wilken, sofern nicht ausdrücklich anders beschrieben.

Empfänger können sein: Hosting-Anbieter (wilken.solutions), Stripe (Zahlungen), Resend (E-Mail), sowie interne Mitarbeiter von Wilken mit Zugriff für Support und Betrieb. Soweit erforderlich, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

Eine aktuelle Liste unserer Auftragsverarbeiter (Subprozessoren) für StayBooking finden Sie unter der StayBooking-Subprozessor-Liste.

Vertrags- und Abrechnungsdaten speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- und steuerrechtlich). Lizenz- und Validierungsdaten speichern wir, solange die Lizenz aktiv ist und danach so lange, wie für Nachweis, Abwehr von Ansprüchen oder gesetzliche Pflichten erforderlich.

Session-Cookies und Magic-Links verfallen automatisch nach Ablauf ihrer Gültigkeit. Passwort-Hashes bleiben gespeichert, bis Sie das Passwort ändern oder entfernen lassen bzw. der Account nicht mehr benötigt wird.

Sie haben gegenüber Wilken die Rechte aus Art. 15–21 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Anfragen an info@wilken.solutions. Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren; für Köln/NRW typischerweise die LDI NRW.

Anfragen Ihrer Gäste zu Buchungsdaten richten sich an Sie als Verantwortlichen auf Ihrer Website; Wilken kann solche Anfragen nur bearbeiten, soweit sie unsere eigenen Lizenz- und Vertragsdaten betreffen.

Wir können diese StayBooking-Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Produkt, Technik oder Rechtslage ändern. Die aktuelle Fassung ist unter dieser URL abrufbar; das Datum des letzten Updates ist oben angegeben.